Operaciones rutinarias: mejores prácticas de uso

Este documento describe técnicamente las mejores prácticas recomendadas por nuestros especialistas para mantener Collective IQ funcionando con información actualizada constantemente.

Cada sección presenta una funcionalidad específica del sistema, centrándose en el análisis, la organización y la extracción de información consolidada. Para obtener más detalles sobre cada funcionalidad, consulte la sección específica del módulo correspondiente, tal y como se ilustra a lo largo del documento.

El objetivo principal de este material es guiar el funcionamiento de la plataforma, sin entrar en los aspectos conceptuales o técnicos de cada módulo.

Objetivo

Garantizar la integridad y coherencia de los datos del inventario de hardware identificando y corrigiendo los registros duplicados de dispositivos, validando identificadores clave como nombres de host y números de serie, y manteniendo un inventario actualizado y fiable con fines operativos y de cumplimiento normativo.

Propósito

Describa cómo los operadores utilizan el módulo de inventario de hardware dentro de Collective IQ para mantener registros de dispositivos precisos, coherentes y fiables, lo que facilita las actividades de auditoría, la precisión de los informes y la gestión eficaz de los activos.

Procedimiento

1. Acceso: Menú > Inventario.
2. Utilice la opción Exportar para generar la lista completa de dispositivos.
3. Guarde el archivo en formato CSV.
4. Abre el archivo CSV con una aplicación de hoja de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets).
5. Localice la columna correspondiente al nombre del dispositivo.
6. Compare el Serial_Number columna para cada registro de dispositivo.
7. Si la duplicación se produce solo en el Hostname y los dispositivos están transmitiendo datos con normalidad, ajuste los nombres de los dispositivos según sea necesario.
8. Si se produce una duplicación en el Serial_Number, elimine el registro del dispositivo con la fecha de informe de datos más antigua.
9. Utilice herramientas de hoja de cálculo para: ordenar datos por nombre de dispositivo; o identificar automáticamente valores duplicados.
10. Analizar los registros duplicados según los requisitos operativos.

Notas generales

• La fecha de recopilación representa la última vez que el sistema recibió datos, no necesariamente la hora local del dispositivo.
• Las exportaciones CSV reflejan el estado del inventario en el momento de la extracción.
• Se recomienda realizar revisiones periódicas para garantizar la coherencia del inventario y la actualidad de los datos.

Objetivo

Habilite una gestión eficaz del software clasificando el software detectado según su estado de aprobación y su entorno, manteniendo un historial completo de cambios, identificando los dispositivos con software no aprobado y respaldando las actividades de auditoría, cumplimiento y corrección mediante alertas e informes.

Propósito

Describa cómo los operadores gestionan, clasifican y controlan el uso del software dentro de Collective IQ , garantizando la visibilidad, la trazabilidad y el cumplimiento normativo mediante la identificación del software aprobado y no aprobado en diferentes tipos de entornos.

Procedimiento

1. Acceso: Menú > Inventario > Software > Aprobación de software.
2. Revise la lista de software detectado.
3. Clasifique cada software utilizando uno de los siguientes estados:
   • Aprobado
   • No aprobado
   • Sin definir
4. Aplica la clasificación según el tipo de entorno:
   • Informática para usuarios finales: portátiles, ordenadores de sobremesa, escritorios virtuales
   • Infraestructura: servidor, servidor virtual
5. Al cambiar el estado, proporcione una justificación para la clasificación.
6. El sistema registrará automáticamente el Historial de cambios, incluyendo:
   • Cuenta de usuario que realizó el cambio
   • Estado asignado
   • Justificación (razón)
   • Fecha y hora del cambio

Propósito

Identificar los dispositivos que contienen software clasificado como «No aprobado» en el entorno.

Procedimiento

1. Acceso: Menú > Inventario > Software > Alertas de software rojo.
2. Revise la lista de dispositivos marcados debido a la presencia de software no aprobado.
3. Utilice los filtros disponibles para limitar los resultados, incluyendo:
   • Departamento
4. Seleccione uno o más dispositivos de la lista.
5. Ver el software instalado en los dispositivos seleccionados.

Propósito

Generar informes que identifiquen los dispositivos con software no aprobado con fines de auditoría, cumplimiento normativo o corrección.

Procedimiento

1. Desde la vista Alertas de software rojo, aplique los filtros deseados (por ejemplo, por departamento).
2. Seleccione los dispositivos pertinentes.
3. Generar informes con la siguiente información:
   • Dispositivos que contienen software no aprobado
   • Detalles del software asociado
4. Exportar el informe según sea necesario para el cumplimiento normativo o el seguimiento operativo.

Objetivo

Habilite una gestión eficaz y centralizada de las licencias de software mediante el control de los contratos de licencia y los SKU, la supervisión del consumo y la disponibilidad de las licencias, la validación del estado de cumplimiento y el apoyo a medidas proactivas para prevenir riesgos relacionados con las licencias y optimizar la utilización de los activos de software en todo el entorno.

Propósito

Describa cómo los operadores gestionan las licencias de software dentro de Collective IQ , proporcionando un enfoque estructurado para la gestión de contratos y SKU, el análisis del saldo de licencias, la validación del consumo y la supervisión del cumplimiento, lo que garantiza un control preciso, la preparación para auditorías y una gestión eficaz de las licencias.

Objetivo

Analice el saldo general de licencias comparando las licencias adquiridas con las consumidas, lo que proporciona una visibilidad clara de la disponibilidad, el uso y el estado de cumplimiento de las licencias en todo el entorno.

Capacidades

• Ver la distribución de licencias por estado, incluyendo:
• Licencias disponibles
• Contrato no válido (contratos vencidos)
• Conformidad
• Incumplimiento (software instalado que excede las cantidades autorizadas por la licencia)
• Sin usar (licencias disponibles pero no asignadas)
• Ver el número total de licencias disponibles por contrato o SKU.
• Analizar el consumo de licencias en todo el entorno.
• Identificar los excedentes o déficits de licencias para respaldar las medidas de cumplimiento y optimización.

Objetivo

Garantizar el cumplimiento continuo de la cantidad y validez de las licencias mediante la revisión periódica de los contratos de licencia que se acercan o alcanzan su fecha de vencimiento, lo que permite tomar medidas correctivas oportunas y prevenir riesgos de incumplimiento.

Procedimiento

1. Acceso: Menú > Saldo de licencias.
2. En la tabla de licencias, haga clic en Detalles para la licencia deseada.
3. Verifique la fecha del contrato en el campo «Disponible hasta ».
4. Comprueba el campo Estado y confirma si está marcado como «Caducado».
5. Si la licencia ha caducado, siga los procedimientos establecidos por la organización para mantener el cumplimiento de la cantidad y validez de la licencia.

Objetivo

Validar qué productos están consumiendo licencias y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.

Capacidades

• Validar las licencias consumidas por producto
• Verificar el uso de la licencia con respecto a los límites contractuales.
• Apoyar los procesos de auditoría y cumplimiento normativo.

Objetivo

Proporcionar visibilidad sobre los dispositivos que consumen licencias Almaden y presentar un saldo de licencias consolidado.

Capacidades

• Ver dispositivos que consumen Almaden
• Analizar el uso de licencias por Almaden .
• Mantener un saldo de licencias consolidado para Almaden .

Objetivo

Permite la identificación y el análisis proactivos de dispositivos con lagunas en el envío de datos mediante la definición de umbrales de tiempo de inactividad, la clasificación visual del estado de los dispositivos y el apoyo a medidas correctivas oportunas para evitar la pérdida de datos, desviaciones en la configuración y problemas de cumplimiento en todo el entorno.

Propósito

Describa cómo los operadores supervisan la disponibilidad de los dispositivos y la continuidad de la recopilación de datos dentro de Collective IQ mediante la identificación de los dispositivos que han dejado de enviar datos, lo que favorece la visibilidad operativa, la validación de la configuración y el cumplimiento normativo.

Propósito

Este informe permite a los operadores identificar los dispositivos que no han enviado datos a Collective IQ dentro de un intervalo de tiempo definido, lo que facilita la supervisión de la disponibilidad, la validación de la configuración y el análisis del cumplimiento normativo.

Procedimiento

1. Acceso: Menú > Inventario > Informes > Tiempo de inactividad del dispositivo.
2. Seleccione el tipo de entorno:
   • Informática para usuarios finales (microinformática)
   • Infraestructura
3. Configure el intervalo de tiempo utilizado para detectar dispositivos sin envío de datos:
   • Defina el intervalo en días u horas.
4. Establecer los umbrales de estado:
   • Estado amarillo: umbral de detección (advertencia)
   • Estado rojo: umbral de alerta
5. En función de los parámetros configurados, se evaluarán los dispositivos que no hayan enviado datos dentro del intervalo definido.

Comportamiento

• Los dispositivos que coinciden con los criterios configurados se enumeran en la tabla que se muestra debajo de los filtros.
• Cada dispositivo se clasifica visualmente según su estado:
  • Amarillo: dispositivo acercándose al umbral de alerta
  • Rojo: dispositivo que supera el umbral de alerta

Procedimiento

1. Después de revisar los dispositivos enumerados, seleccione la opción Exportar.
2. Exportar los resultados a un archivo CSV.
3. El archivo exportado incluirá:
   • Dispositivos clasificados con estado amarillo
   • Dispositivos clasificados con estado Rojo

Analice periódicamente los dispositivos que figuran en el informe de tiempo de inactividad de los dispositivos para evitar posibles desviaciones en la configuración, lagunas en la recopilación de datos o incumplimientos normativos dentro del entorno.

Objetivo

Proporcione un enfoque estructurado y centralizado para gestionar el ciclo de vida completo de los activos dentro de Collective IQ , lo que garantiza un control preciso sobre los contratos, las asociaciones de activos, el estado operativo y las reglas de depreciación, al tiempo que respalda el cumplimiento, la trazabilidad y la gobernanza eficaz de los activos en todas las etapas del ciclo de vida.

• Acceso: Menú > Inventario > Ciclo de vida.

Propósito

En esta sección se describe cómo los operadores gestionan el ciclo de vida completo de los activos dentro de Collective IQ , incluyendo el registro de contratos, la asociación de activos, el control del ciclo de vida y las reglas de depreciación.

Objetivo

Gestionar el estado operativo de los activos a lo largo de su ciclo de vida.

Capacidades

• Seguimiento de las etapas del ciclo de vida de los dispositivos
• Actualizar el estado de los activos a medida que pasan por las distintas fases del ciclo de vida.
• Mantener la coherencia entre los datos de inventario y los datos contractuales.