Operações de rotina – Melhores práticas de uso

Este documento descreve tecnicamente as melhores práticas recomendadas por nossos especialistas para manter Collective IQ operando com informações sempre atualizadas.

Cada seção apresenta uma funcionalidade específica do sistema, com foco na análise, organização e extração de informações consolidadas. Para obter mais detalhes sobre cada funcionalidade, consulte a seção específica do módulo correspondente, conforme ilustrado ao longo do documento.

O principal objetivo deste material é orientar a operação da plataforma, sem entrar nos aspectos conceituais ou técnicos de cada módulo.

Objetivo

Garanta a integridade e a consistência dos dados do inventário de hardware identificando e corrigindo registros duplicados de dispositivos, validando identificadores importantes, como nomes de host e números de série, e mantendo um inventário atualizado e confiável para fins operacionais e de conformidade.

Finalidade

Descreva como os operadores utilizam o módulo Inventário de Hardware do Collective IQ para manter registros precisos, consistentes e confiáveis dos dispositivos, apoiando atividades de auditoria, precisão dos relatórios e gerenciamento eficaz dos ativos.

Procedimento

1. Acesso: Menu > Inventário.
2. Use a opção Exportar para gerar a lista completa de dispositivos.
3. Salve o arquivo no formato CSV.
4. Abra o arquivo CSV com um aplicativo de planilha eletrônica (por exemplo, Excel ou Google Sheets).
5. Localize a coluna correspondente ao Nome do dispositivo.
6. Compare o Serial_Number coluna para cada registro de dispositivo.
7. Se a duplicação ocorrer apenas no Hostname e os dispositivos estiverem relatando dados normalmente, ajuste os nomes dos dispositivos conforme necessário.
8. Se ocorrer duplicação no Serial_Number, remova o registro do dispositivo com a data de relatório de dados mais antiga.
9. Use ferramentas de planilha para: classificar dados por nome do dispositivo; ou identificar automaticamente valores duplicados.
10. Analise os registros duplicados de acordo com os requisitos operacionais.

Notas gerais

• A data de coleta representa a última vez que os dados foram recebidos pelo sistema, não necessariamente a hora local do dispositivo.
• As exportações CSV refletem o estado do inventário no momento da extração.
• Recomenda-se realizar revisões periódicas para garantir a consistência do inventário e a atualização dos dados.

Objetivo

Permita uma governança eficaz do software classificando os softwares detectados de acordo com o status de aprovação e o ambiente, mantendo um histórico completo de alterações, identificando dispositivos com software não aprovado e oferecendo suporte a atividades de auditoria, conformidade e correção por meio de alertas e relatórios.

Finalidade

Descreva como os operadores gerenciam, classificam e controlam o uso de software no Collective IQ , garantindo visibilidade, rastreabilidade e conformidade ao identificar softwares aprovados e não aprovados em diferentes tipos de ambiente.

Procedimento

1. Acesso: Menu > Inventário > Software > Aprovação de software.
2. Revise a lista de softwares detectados.
3. Classifique cada software usando um dos seguintes status:
   • Aprovado
   • Não aprovado
   • Indefinido
4. Aplique a classificação de acordo com o tipo de ambiente:
   • Computação para o usuário final: notebook, desktop, desktop virtual
   • Infraestrutura: Servidor, Servidor Virtual
5. Ao alterar o status, forneça uma justificativa para a classificação.
6. O sistema registrará automaticamente o Histórico de alterações, incluindo:
   • Conta de usuário que realizou a alteração
   • Status atribuído
   • Justificativa (motivo)
   • Data e hora da alteração

Finalidade

Identificar dispositivos que contenham software classificado como Não Aprovado no ambiente.

Procedimento

1. Acesso: Menu > Inventário > Software > Alertas de Software Vermelhos.
2. Analise a lista de dispositivos sinalizados devido à presença de software não aprovado.
3. Use os filtros disponíveis para restringir os resultados, incluindo:
   • Departamento
4. Selecione um ou mais dispositivos da lista.
5. Visualize o software instalado nos dispositivos selecionados.

Finalidade

Gerar relatórios que identifiquem dispositivos com software não aprovado para fins de auditoria, conformidade ou correção.

Procedimento

1. Na tela Alertas de software em vermelho, aplique os filtros desejados (por exemplo, por departamento).
2. Selecione os dispositivos relevantes.
3. Gerar relatórios listando:
   • Dispositivos que contêm software não aprovado
   • Detalhes do software associado
4. Exporte o relatório conforme necessário para fins de conformidade ou acompanhamento operacional.

Objetivo

Permita o gerenciamento eficaz e centralizado de licenças de software, controlando contratos de licença e SKUs, monitorando o consumo e a disponibilidade de licenças, validando o status de conformidade e apoiando ações proativas para evitar riscos de licenciamento e otimizar a utilização de ativos de software em todo o ambiente.

Finalidade

Descreva como os operadores gerenciam o licenciamento de software no Collective IQ , fornecendo uma abordagem estruturada para gerenciamento de contratos e SKUs, análise de saldo de licenças, validação de consumo e monitoramento de conformidade, garantindo controle preciso, prontidão para auditoria e governança eficaz de licenças.

Objetivo

Analise o saldo geral de licenças comparando as licenças adquiridas com as licenças consumidas, proporcionando visibilidade clara da disponibilidade, uso e status de conformidade das licenças em todo o ambiente.

Recursos

• Visualize a distribuição de licenças por status, incluindo:
• Licenças disponíveis
• Contrato inválido (contratos expirados)
• Conformidade
• Não conformidade (software instalado excedendo as quantidades licenciadas)
• Não utilizado (licenças disponíveis, mas não atribuídas)
• Veja o número total de licenças disponíveis por contrato ou SKU.
• Analise o consumo de licenças em todo o ambiente.
• Identifique excedentes ou faltas de licenças para apoiar ações de conformidade e otimização.

Objetivo

Garanta a conformidade contínua com a quantidade e a validade das licenças, revisando periodicamente os contratos de licença que estão se aproximando ou atingindo sua data de vencimento, permitindo ações corretivas oportunas e evitando riscos de conformidade.

Procedimento

1. Acesso: Menu > Saldo de licenças.
2. Na tabela de licenças, clique em Detalhes para a licença desejada.
3. Verifique a data do contrato no campo “Disponível para”.
4. Verifique o campo Status e confirme se está marcado como “Expirado”.
5. Se a licença estiver vencida, siga os procedimentos estabelecidos pela organização para manter a conformidade com a quantidade e a validade da licença.

Objetivo

Para validar quais produtos estão consumindo licenças e garantir a conformidade com os contratos de licenciamento.

Recursos

• Validar licenças consumidas por produto
• Verifique o uso da licença em relação aos limites contratuais
• Apoiar processos de auditoria e conformidade

Objetivo

Para fornecer visibilidade dos dispositivos que consomem licenças Almaden e apresentar um saldo consolidado de licenças.

Recursos

• Exibir dispositivos que consomem Almaden
• Analise o uso da licença por Almaden
• Manter um saldo consolidado de licenças para Almaden

Objetivo

Permita a identificação e análise proativas de dispositivos com lacunas no envio de dados, definindo limites de tempo de inatividade, classificando visualmente o status do dispositivo e apoiando ações corretivas oportunas para evitar perda de dados, desvios de configuração e problemas de conformidade em todo o ambiente.

Finalidade

Descreva como os operadores monitoram a disponibilidade dos dispositivos e a continuidade da coleta de dados no Collective IQ , identificando os dispositivos que pararam de reportar dados, apoiando a visibilidade operacional, a validação da configuração e a conformidade.

Finalidade

Este relatório permite que os operadores identifiquem dispositivos que não enviaram dados para Collective IQ dentro de um intervalo de tempo definido, auxiliando no monitoramento da disponibilidade, validação da configuração e análise de conformidade.

Procedimento

1. Acesso: Menu > Inventário > Relatórios > Tempo de inatividade do dispositivo.
2. Selecione o tipo de ambiente:
   • Computação para o usuário final (microcomputação)
   • Infraestrutura
3. Configure o intervalo de tempo usado para detectar dispositivos sem envio de dados:
   • Defina o intervalo em dias ou horas.
4. Defina os limites de status:
   • Status amarelo: limite de detecção (aviso)
   • Status vermelho: limite de alerta
5. Com base nos parâmetros configurados, os dispositivos que não enviaram dados dentro do intervalo definido serão avaliados.

Comportamento

• Os dispositivos que correspondem aos critérios configurados são listados na tabela exibida abaixo dos filtros.
• Cada dispositivo é classificado visualmente de acordo com seu status:
  • Amarelo: dispositivo se aproximando do limite de alerta
  • Vermelho: dispositivo excedendo o limite de alerta

Procedimento

1. Após revisar os dispositivos listados, selecione a opção Exportar.
2. Exporte os resultados para um arquivo CSV.
3. O arquivo exportado incluirá:
   • Dispositivos classificados com status Amarelo
   • Dispositivos classificados com status Vermelho

Analise regularmente os dispositivos listados no relatório Tempo de inatividade do dispositivo para evitar possíveis desvios de configuração, lacunas na coleta de dados ou desvios de conformidade no ambiente.

Objetivo

Forneça uma abordagem estruturada e centralizada para gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos no Collective IQ , garantindo um controle preciso sobre contratos, associações de ativos, status operacional e regras de depreciação, ao mesmo tempo em que oferece suporte à conformidade, rastreabilidade e governança eficaz dos ativos em todas as etapas do ciclo de vida.

• Acesso: Menu > Inventário > Ciclo de vida.

Finalidade

Esta seção descreve como os operadores gerenciam todo o ciclo de vida dos ativos no Collective IQ , incluindo registro de contratos, associação de ativos, controle do ciclo de vida e regras de depreciação.

Objetivo

Gerenciar o status operacional dos ativos ao longo de seu ciclo de vida.

Recursos

• Acompanhe as etapas do ciclo de vida dos dispositivos
• Atualize o status dos ativos à medida que eles passam pelas fases do ciclo de vida
• Manter a consistência entre os dados de inventário e os dados contratuais