Licencias de software
Caso práctico: licencias de software
Título:
Gestión de Licencias de Software y Cumplimiento con CIQ ITAM
Objetivo:
Garantizar que la empresa cumple en todo momento las normas de concesión de licencias, evitando riesgos legales y financieros, así como optimizando los costes con software infrautilizado o no autorizado.
Actor principal:
- Equipo de TI / Helpdesk
- Gestores de licencias/cumplimiento
- Dirección de TI / Director Financiero (cuando hay un impacto financiero directo)
Condiciones previas:
- El inventario de software CIQ ITAM debe estar actualizado.
- Todas las SKU, contratos y acuerdos de software deben registrarse en la plataforma.
- Los permisos de usuario deben configurarse para ver, registrar y auditar la información de licencias.
Escenario de uso detallado
1️⃣ Registro de Licencias y Contratos
El equipo de TI registra en CIQ ITAM toda la información relacionada con el licenciamiento:
- Contratos de licencia.
- Fabricante, versión y SKU del software.
- Fechas de adquisición, validez y renovación.
2️⃣ Inventario automático de software
Los agentes recogen todo el software instalado:
- Sistemas operativos y versiones.
- Software instalado.
- El software no autorizado se marca automáticamente como "Alerta roja".
3️⃣ Monitorización de uso y cumplimiento
CIQ ITAM compara el número de licencias adquiridas frente al software instalado.
Identifica casos de:
- Licencias insuficientes (menos licencias que instalaciones).
- Exceso de licencias (más licencias de las necesarias, lo que genera residuos).
- Software no autorizado.
4️⃣ Informes y auditoría
Los informes consolidados incluyen:
- Uso real por usuario.
- Historial de licencias y renovaciones.
- Durante las auditorías, la empresa puede presentar pruebas documentadas de uso y adquisición.
5️⃣ Integración con Microsoft 365 y otros sistemas
Las licencias de Microsoft 365 se controlan en tiempo real:
- Número de licencias asignadas por usuario.
- Saldo de licencia disponible.
- Estado de cumplimiento de la suscripción.
6️⃣ Planificación Financiera y Estratégica
CIQ ITAM genera insights para:
- Reduzca costes eliminando el software no utilizado.
- Planificar las renovaciones de contratos y suscripciones.
- Negocie con los proveedores basándose en datos reales de uso.
CIQ ITAM Funciones utilizadas
- Inventario completo de software.
- Licencia, contrato y registro SKU.
- Informes de cumplimiento y uso.
- Alertas por exceso o defecto de licencias.
- Integración con Microsoft 365 y otros sistemas de licencias.
- Gestión de permisos de acceso al módulo de licencias.
Beneficios
- Cumplimiento garantizado en auditorías de software.
- Eliminación de riesgos legales y financieros relacionados con el uso irregular de licencias.
- Optimización de costes en la adquisición y mantenimiento de software.
- Mayor control sobre el software que se utiliza realmente.
- Base fiable para las negociaciones con proveedores y la planificación estratégica.
- Visibilidad centralizada de todo el ciclo de vida de las licencias.
